Hinweisgebersystem
Hinweisgebersystem der regiobus Hannover GmbH
Die regiobus Hannover GmbH bekennt sich zu effektiver Compliance. Compliance bedeutet die Einhaltung von Recht und Gesetz und der internen Regeln der regiobus Hannover GmbH sowie die Schaffung von Strukturen, damit sich die regiobus Hannover GmbH, ihre Geschäftsführung sowie all ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rechtmäßig verhalten können.
Die regiobus Hannover GmbH ist darauf angewiesen, dass ihr potenzielle Gesetzesverstöße umgehend angezeigt werden. Denn nur so können Missstände unverzüglich behoben und Schäden (z.B. Schadensersatzklagen, Straf- oder Kartellverfahren, Reputationsverlust) effektiv abgewendet werden.
Internes Hinweisgebersystem
Insbesondere wenn Mitarbeiterenden, Geschäftspartner*innen oder Kunden*innen den konkreten Verdacht haben, dass durch ein Verhalten der regiobus Hannover GmbH Wirtschaftsstraftaten wie Korruption, Betrug oder Untreue, -Verstöße gegen das Wettbewerbs- oder Kartellrecht, begangen werden, sollten Sie sich deshalb umgehend entweder direkt mit dem Compliancegremium der regiobus Hannover GmbH in Verbindung setzen.
Bei dem Compliancegremium handelt es sich um ein vierköpfiges Gremium, bestehend aus einem Mitglied der Geschäftsführung, zwei Mitgliedern des Betriebsrates und der RevCon Audit und Consulting GmbH (Compliance-Koordination) als erste Anlaufstelle für Hinweise. Alle Mitglieder sind in ihrer Rolle als gemeinsames Compliancegremium über eine gemeinsame E-Mail-Adresse und über die üblichen Wege wie folgt erreichbar:
Per Brief:
-vertraulich-
regiobus Hannover GmbH
Compliancegremium
Georgstraße 54
30159 Hannover
E-Mail *):compliance@regiobus.de
Telefon: 0511/ 2707-4533
Mo. - Fr. 09:00 – 16:00 Uhr
*) Bitte beachten Sie, dass beim Versand einer E-Mail indirekt persönliche und zurück verfolgbare Daten, wie zum Beispiel die IP Adresse, übertragen werden können. Diese lassen ggf. Rückschlüsse auf Ihre Identität zu. Dies gilt auch für extra angelegte Mail-Accounts.
Konkrete Hinweise auf Regelverstöße sind wichtig und können dabei helfen, Verstöße gegen Richtlinie und Gesetze zu beseitigen und die negativen Folgen eines solchen Fehlverhaltens für Kunden*nnen, Mitarbeiterende, Geschäftspartner*innen und das Unternehmen verhindern helfen. Hierfür hat die regiobus Hannover GmbH ein Hinweisgebersystem eingerichtet, dass Ihre Hinweise durch alle Ansprechpartner*innen streng vertraulich behandelt. Unter dem Begriff „Hinweisgebersystem“ verstehen wir die Anlaufstelle für Personen innerhalb und außerhalb der regiobus Hannover GmbH, die Hinweise zu Verstößen im Zusammenhang mit dem Unternehmen regiobus melden möchten.
Externes Hinweisgebersystem
Darüber hinaus können Sie Ihre Hinweise auch an die Compliance-Ombudsstelle der regiobus Hannover GmbH adressieren.
Compliance-Ombudsstelle der regiobus Hannover GmbH
Die Compliance-Ombudsstelle und das nach ISO 27001 zertifizierte Hinweisgebersystem www.safewhistle.info sind Bestandteil des Compliance-Systems und der Compliance-Kultur der regiobus Hannover. Die Compliance-Ombudsstelle steht unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Dritten als externe Ansprechstelle für mögliche Verstöße gegen Gesetze und Regelungen im Zusammenhang mit den Tätigkeiten der regiobus Hannover zur Verfügung.
Warum hat die regiobus Hannover GmbH eine Compliance-Ombudsstelle bestellt?
Ihre Hinweise helfen uns, Verstößen gegen geltendes Recht oder interne Richtlinien der regiobus Hannover GmbH frühzeitig entgegenzuwirken und Schäden von unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Geschäftspartnern und auch der regiobus Hannover GmbH abzuwenden. Deshalb hat die regiobus Hannover GmbH eine Compliance-Ombudsstelle eingerichtet, an den sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Dritte als externen und unabhängigen Kontakt wenden können, wenn sie hinreichende Anhaltspunkte dafür haben, dass Verstöße gegen geltendes Recht oder interne Vorschriften der regiobus Hannover GmbH vorliegen.
Wie erteile ich einen Hinweis?
Bitte teilen Sie der Compliance-Ombudsstelle mit,
- bei welchem Unternehmen oder Unternehmensteil
- was
- wann
- wo
- mit welchen Beteiligten
passiert ist.
Relevant sind für die Compliance-Ombudsstelle Hinweise zu möglichen Verstößen gegen geltendes Recht oder interne Vorschriften der regiobus Hannover GmbH.
Ebenfalls interessieren die Compliance-Ombudsstelle, welche weiteren – ggf. an den konkreten Vorgängen unbeteiligten – Personen hiervon Kenntnis haben und ob es Unterlagen (z. B. E-Mails, Fotos) hierzu gibt.
Bitte prüfen Sie vor Erteilung des Hinweises sorgfältig, ob die Angaben, die Sie machen, auch inhaltlich zutreffen. Insbesondere dürfen Sie keine Angaben machen, von denen Sie wissen, dass sie falsch sind.
Sollten Sie sich nicht sicher sein, verwenden Sie bitte Formulierungen wie „Ich glaube...“, „Ich halte es für möglich...“ Bei Unsicherheiten in der Darstellung, der Bewertung und/oder der Vorgehensweise können Sie vorher – auch anonym – und kostenfrei mit der Compliance-Ombudsstelle über den Fall sprechen.
Bitte teilen Sie der Compliance-Ombudsstelle auch mit, wie dieser Sie im Falle von Rückfragen erreichen kann. Mit der Erteilung eines Hinweises sind keine Kosten verbunden.
Muss ich meine Identität preisgeben, wenn ich einen Hinweis erteile?
Auf Wunsch bleiben die hinweisgebenden Personen anonym. Die hinweisgebenden Personen können zudem von der Compliance-Ombudsstelle verlangen, dass ihre Identität geschützt wird und Informationen, welche Rückschlüsse auf ihre Identität geben, nicht an die regiobus Hannover GmbH weitergibt.
Welche Position hat die Compliance-Ombudsstelle?
Die Compliance-Ombudsstelle ist keine Schlichtungsstelle für Streitigkeiten. Das Mandatsverhältnis besteht nur zwischen dem Unternehmen und der Compliance-Ombudsstelle. Gleichwohl handelt die Compliance-Ombudsstelle unparteiisch und ist nicht an Weisungen der regiobus Hannover GmbH gebunden. Die Compliance-Ombudsstelle ist als Rechtsanwalt schon von Gesetzes wegen zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Was passiert mit dem Hinweis?
Die Compliance-Ombudsstelle gibt Ihnen innerhalb von 24 Stunden eine Rückmeldung dazu, dass der Hinweis eingegangen ist. Die Compliance-Ombudsstelle bereitet den Hinweis auf und gibt diesen vertraulich an das Compliance-Gremium der regiobus Hannover GmbH weiter. Das Compliance-Gremium der regiobus Hannover GmbH entscheidet dann ggf. mit der Geschäftsleitung, wie mit diesem Hinweis umzugehen ist. Sofern hinreichend konkrete Verdachtsmomente für Rechts- oder Richtlinienverstöße vorliegen, werden diese intern untersucht, um ein mögliches Fehlverhalten aufklären und abstellen zu können. Auch dies geschieht in der Regel vertraulich und diskret, um die Rechte der von den Hinweisen betroffenen Personen zu wahren. Spätestens drei Monate nach Erteilung des Hinweises erhalten Sie eine Rückmeldung von der Compliance-Ombudsstelle, ob der gemeldete Verstoß festgestellt werden konnte.
Wie erreiche ich die Compliance-Ombudsstelle?
Sie können die Compliance-Ombudsstelle auf jede denkbare Weise (Telefon, Mail, Fax, Post oder über das Hinweisgebersystem www.safewhistle.info) kontaktieren. Die Compliance-Ombudsstelle steht auch für persönliche Treffen mit hinweisgebenden Personen zur Verfügung, auf Wunsch auch im Wege einer Bild-Ton-Übertragung. Wenn Sie eine verschlüsselte Kommunikation wünschen, können Sie auch die Messenger-Dienste Signal und Threema nutzen und darüber die Compliance-Ombudsstelle erreichen. Ebenso ist es möglich, über Protonmail der Compliance-Ombudsstelle verschlüsselte E-Mails an folgende Adresse zu schicken:
RADilling@protonmail.com
Die Kontaktdaten lauten wie folgt:
Rechtsanwalt Dr. Johannes Dilling
Landgrafenstraße 49
50931 Köln
Telefon: +49 (0) 221 933 107 40
Handy: +40 (0) 163 347 6111
Fax: +49 (0) 221 933 107 42
Threema-ID: 3PX6278J
E-Mail: info@ra-dilling.de; RADilling@protonmail.com
Die vorgenannten Beschwerdekanäle sollen allen Betroffenen sowie Dritten eine im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) angemessene Möglichkeit bieten, auf Compliance- bzw. Rechtsverstöße im Allgemeinen, jedoch auch im Speziellen, zum Beispiel zu Datenschutzverletzungen, hinzuweisen. Der Eingang eines Hinweises wird unter Wahrung der Vertraulichkeit der Meldenden textlich innerhalb der gesetzlichen Fristen bestätigt, verbunden mit der Information über die weiteren Schritte. Im Anschluss wird der Hinweis durch das Compliance-Gremium der regiobus Hannover GmbH unter anlassbezogener Hinzuziehung relevanter Stellen, z. B. des Datenschutzbeauftragten, analysiert und erste Maßnahmen zur weiteren Bearbeitung getroffen. Im Rahmen der Bearbeitung des Hinweises ist eine transparente und kontinuierliche Kommunikation sowie der Schutz der hinweisgebenden Person für uns entsprechend des HinSchG von hoher Bedeutung. Das eingesetzte Gremium ist unparteiisch, zur Verschwiegenheit verpflichtet, agiert unabhängig und ist an Weisungen nicht gebunden.
Externe Meldestelle beim Bundesamt für Justiz (BfJ)
Als weitere Meldemöglichkeit (per Post, Telefon oder persönlich) steht dir die Hinweisgeberstelle des Bundesamtes für Justiz zur Verfügung:
mailto:www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/Kontakt/Kontakt_node.html
Bitte prüfen Sie vor der Nutzung dieses Meldeweges die Zuständigkeit dieser Meldestelle:
mailto:BfJ - Zuständigkeit der Meldestellen (bundesjustizamt.de)
Bevor Sie diesen Meldeweg nutzen, prüfen Sie bitte, ob für Sie eine Meldung bei einer der oben genannten Meldewege der regiobus Hannover GmbH in Betracht kommt, da dies häufig der geeignetere Weg ist, um Informationen an die Personen heranzutragen, die den Verstoß am schnellsten untersuchen und abstellen können.
Ferner beachten Sie bitte, dass eine vorsätzlich unwahre Meldung rechtliche Konsequenzen haben kann.